Demande d'équipements

Document officiel

Résumé IA :

La Région Hauts-de-France renouvelle annuellement le parc informatique des établissements publics locaux d’enseignement via une enquête en ligne. Les établissements reçoivent des équipements informatiques génériques avec logiciels et garantie. Les demandes sont analysées pour équité et les équipements livrés en octobre-novembre. Les établissements doivent vérifier les livraisons et signaler les anomalies sous 5 jours. Les unités centrales sont garanties 5 ans, les portables 3 ans.

Le service

Comprend

• Une enquête annuelle
• Une dotation si le besoin se justifie
• L’OS Microsoft pour les ordinateurs
• L’antivirus
• Une garantie de 3 à 5 ans 

Ne comprend pas

• Les matériels aux caractéristiques spécifiques (projets, contrôle de systèmes, plateaux techniques, salle polyvalente, etc.)
• L’équipement personnel
• L’équipement à destination de la formation continue
• L’équipement à destination de structures externes hébergées dans l’établissement
• La réception, la validation du bordereau de livraison
• Le stockage du matériel

En détail

Afin de renouveler et d’adapter le parc informatique des établissements publics locaux d’enseignement la Région Hauts-de-France assure une dotation annuellement en équipements informatiques génériques de type ordinateurs multimédias, ordinateurs graphiques, écrans, ordinateurs portables, vidéoprojecteurs standards et vidéoprojecteurs interactifs.
Pour ce faire, chaque année, sur la période février/mars, la Région Hauts-de-France lance un appel à renouvellement informatique en invitant les chefs d’établissements et secrétaires généraux à compléter un questionnaire en ligne.
 L’enquête portant sur la dotation annuelle informatique doit impérativement intégrer l’ensemble des attentes en équipements informatiques pour l’année à venir. Aucune demande d’équipement informatique n’est prise en considération en dehors de l’enquête annuelle.
Pour établir les besoins et prioriser les renouvellements, l’équipe de direction de l’établissement peut solliciter l’équipe mobile de technicien informatique & numérique éducatif pour la fourniture d’un inventaire et de préconisations de renouvellement. L’analyse de l’enquête est réalisée sur avril-mai. Notamment afin de garantir l’équité entre établissement, les demandes et leurs justifications sont croisées avec un ensemble de critères, à l’instar de l’historique des dotations, les spécialités et les filières d’enseignement proposées, ainsi que leurs effectifs, le besoin théorique de l’établissement, etc.
La livraison des équipements est généralement réalisée sur octobre et début novembre. Afin de faciliter la livraison de ces équipements, une prise de rendez-vous est effectuée, par le fournisseur. L’établissement doit vérifier l’état du colis avant designer le bon de livraison.
Lors de la livraison, l’établissement doit impérativement vérifier l’état et la conformité des colis avec les indications fournies par le bordereau de livraison avant de signer ce dernier. Toute anomalie ou dommage constaté doit faire l'objet de réserves formulées sur le bon de livraison voire, si besoin, d'un refus de la marchandise ou de signer le bordereau de livraison.
À compter de cette livraison, la conformité des quantitatifs, des modèles, des numéros de séries, ainsi que l’état et le bon fonctionnement du matériel doivent être contrôlés dans les 5 jours ouvrées. Tout problème doit immédiatement être signalé au département du Numérique Éducatif, à l’adresse mail ddpe.numeriqueeducatif@hautsdefrance.fr. À défaut, au terme des 5 jours, la livraison sera réputée conforme et validée par l’établissement. 

Conseil

L’analyse des demandes met en exergue les demandes potentiellement incohérentes et notamment les demandes surévaluées (quantitatif ou type de configuration). En cas de besoin, l’établissement peut solliciter de l’aide avant de renseigner l’enquête à l’adresse mail ddpe.numeriqueeducatif@hautsdefrance.fr. Il convient de solliciter cette aide avant ou dès la publication de l’enquête. 

Procédure

Renseigner l’enquête en ligne, publiée en février - mars, portant sur les demandes de dotation annuelle en équipements informatiques polyvalents, en y intégrant l’ensemble des besoins estimés pour l’année à venir.

Afin de pouvoir indiquer les besoins de l’établissement dans l’enquête régionale annuelle, les demandes de matériels polyvalents (ordinateur fixe, ordinateur portable, vidéoprojecteur) doivent être adressées au secrétaire général, au plus tard en janvier, en précisant le besoin fonctionnel et en justifiant la demande.

Plus d'infos

Les unités centrales achetées par la Région sont garanties 5 ans.

Les ordinateurs portables achetés par la Région sont garantis 3 ans.

La propriété du matériel est transférée à l’établissement 5 ans après la livraison.